Meer overzicht in terugkerende e-mailaanvragen

Komt uw team steeds dezelfde soort aanvragen tegen? Denk aan offerteverzoeken, afspraken, onderhoudsvragen of klantmeldingen. HollandBoard Email-to-Action laat in een gecontroleerde demonstratie zien hoe zo’n bericht kan worden omgezet in een intern actieoverzicht en een conceptantwoord.

Status: beperkte demonstratie met fictieve gegevens. De software is technisch getest op een afgebakend Gmail-testlabel, maar is op dit moment nog geen algemeen beschikbaar productieproduct.

Wat laat de demonstratie zien?

Een vooraf aangewezen Gmail-testlabel uitlezen met alleen-lezen toestemming.
Een ondersteund aanvraagtype herkennen en beschikbare gegevens structureren.
Een interne actiekaart opstellen, met een status en aandachtspunten.
Een niet-verzonden conceptantwoord voorbereiden in Nederlands, Engels of Arabisch.
Bij een passend offerteverzoek een niet-geprijsd, niet-goedgekeurd offerteconcept maken.
Voorkomen dat hetzelfde bericht dubbel als nieuwe aanvraag wordt verwerkt.

Praktijkvoorbeeld: een aanvraag voor schoonmaak

Een fictieve klant vraagt: ‘Kunt u een offerte maken voor het schoonmaken van een kantoor van 120 m², twee keer per week?’ De demonstratie herkent het type aanvraag, de oppervlakte en de frequentie. Het systeem maakt een dossier voor beoordeling en een conceptreactie. Het verstuurt niets en bepaalt geen prijs.

Zo ziet het conceptresultaat eruit

Dit is een vereenvoudigde weergave van de uitkomst van onze daadwerkelijk uitgevoerde synthetische Gmail-test:

Type: offerteaanvraag schoonmaak
Oppervlakte: 120 m²
Frequentie: twee keer per week
Interne status: concept klaar voor menselijke beoordeling
Prijs: niet berekend en niet goedgekeurd

Voorbereid antwoord — nog niet verzonden:

Beste klant,
Bedankt voor uw bericht.
Uw aanvraag staat klaar voor interne beoordeling. Er is geen prijs of offerte vastgesteld.
Met vriendelijke groet,
HollandBoard

Een medewerker controleert altijd het dossier en beslist welke vervolgstap passend is. Dit voorbeeld bevat geen persoonsgegevens van echte klanten.

Voor wie is deze pilot bedoeld?

In eerste instantie voor kleine zakelijke dienstverleners die herhaalde aanvragen verwerken, bijvoorbeeld schoonmaak- en onderhoudsbedrijven. Andere processen worden niet automatisch ondersteund: we beoordelen eerst de situatie en de haalbaarheid.

Wat de huidige versie nog niet doet

Geen autonoom verzenden van e-mails, offertes of bevestigingen.
Geen zelflerend of algemeen generatief-AI-systeem; de huidige classificatie werkt met vastgelegde regels.
Geen automatische prijsberekening, bindende offertes of klantbeslissingen.
Geen onbeheerde 24/7-monitoring en geen zelfstandige koppeling met een echte klantmailbox.

Menselijke controle is altijd nodig. Een live pilot met echte persoonsgegevens of een externe Google Workspace-omgeving wordt pas beoordeeld na afspraken over informatiebeveiliging, privacy, toegang en ondersteuning.

Interesse in een gerichte demonstratie?

Vraag vrijblijvend een demonstratie met fictieve voorbeeldberichten aan. We kijken welk type e-mailaanvraag u wilt stroomlijnen en of een beperkte vervolgpilot zinvol is. Er is op deze pagina geen koopknop, betaalverzoek of automatisch abonnement.

Neem contact op over een Email-to-Action-demonstratie of stuur een bericht naar info@hollandboard.nl. Stuur voor deze eerste verkenning geen echte klantmails, toegangscodes of gevoelige persoonsgegevens.

Lees ook onze privacyverklaring en bekijk de overige diensten.